Χρόνος: Οργανωθείτε και κάντε τον… σύμμαχό σας!

της Ευθυμίας Παυλάτου (*)

Η κάθε μέρα έχει ακριβώς 24 ώρες – και αυτό ισχύει για όλους τους ανθρώπους. Τότε γιατί κάποιους ο χρόνος… τους κυνηγάει και τους πιέζει λίγο περισσότερο; Πώς μπορούμε να μάθουμε να τον διαχειριζόμαστε πιο αποτελεσματικά;

Στην πραγματικότητα δεν μπορούμε να διαχειριστούμε τον χρόνο, παρά μόνο τον εαυτό μας και τη σχέση μας με αυτόν. Άλλωστε, το πώς χρησιμοποιούμε (ή τρώμε) τον χρόνο μας είναι σε μεγάλο βαθμό θέμα συνήθειας. Και οι συνήθειες -αν και δύσκολα- αλλάζουν…

Η οργάνωση του χρόνου -και γενικότερα της ζωής μας- προϋποθέτει να ξεκαθαρίσουμε ποιοι είναι οι στόχοι μας, ποια είναι αυτά που θέλουμε να οργανώσουμε, πού θέλουμε να φτάσουμε, ώστε να αποδεχτούμε και να «ανεχτούμε» και το κόστος… Για να μπορέσουμε όμως να αλλάξουμε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούμε, χρειάζεται πρώτα να τον «μελετήσουμε» και να τον κατανοήσουμε, να δούμε δηλαδή πώς χρησιμοποιούμε τώρα τον χρόνο μας.

Τι σας τρώει συνήθως τον χρόνο:

- Διακοπές από άλλους (τηλεφωνήματα – επισκέψεις)
- Εργασίες που θα έπρεπε να έχουν ανατεθεί σε άλλους
- Αναβλητικότητα / αναποφασιστικότητα
- Έλλειψη επαρκούς πληροφόρησης γι’ αυτά που έχετε αναλάβει να κάνετε
- Ασαφείς προτεραιότητες
- Έλλειψη σχεδιασμού
- Στρες και κούραση
- Αδυναμία να λέτε «όχι»
- Έλλειψη οργάνωσης στον χώρο, που σας αποδιοργανώνει κι εσάς
- 'Ελλειψη ευελιξίας – πολύ αυστηρός, άκαμπτος και ανέφικτος προγραμματισμός κ.λπ. είναι μερικοί παράγοντες που έχουν την ικανότητα να… καταβροχθίζουν ύπουλα τον χρόνο σας!

Παράλληλα, η αποδιοργάνωση και η αναβλητικότητα μπορεί να ενισχύονται και να συντηρούνται από ορισμένες δυσλειτουργικές αντιλήψεις:

- Για μια μέρα ακόμα δεν πειράζει, θα τα κάνω όλα αύριο
- Αποδίδω καλύτερα υπό πίεση
- Και οι άλλοι καθυστερούν, γιατί όχι εγώ;
- Δεν μπορώ να ξεκινήσω κάτι αν δεν ξέρω ακριβώς πώς να το ολοκληρώσω
- Δεν πρέπει να πιέζομαι, θέλω να είμαι ελεύθερος
- Δεν μπορώ να αρνούμαι στους άλλους τη βοήθειά μου / την παρέα μου κ.λπ.
- Καλύτερα να τα κάνω όλα εγώ, για να τα έχω υπό έλεγχο
- Δεν έχω χρόνο να ασχοληθώ με την οργάνωση του χρόνου μου…

Το «χάος» και η αποδιοργάνωση μπορεί να σημαίνουν ακόμα έλλειψη κινήτρων ή αποφυγή ανάληψης ευθυνών (όταν για όλα φταίνε οι συνθήκες, οι άλλοι, η τύχη -ή η ατυχία-, όταν το «χάος» σημαίνει: «Θα σου δείξω εγώ, θα αποτύχω για να μάθεις»!).

Σ’ αυτές τις περιπτώσεις το πρόβλημα δεν είναι τόσο «επιφανειακό» όσο μια –μικρή ή μεγάλη- δυσκολία στην οργάνωση και στη διαχείριση του χρόνου, οπότε ίσως χρειάζεται να εντοπίσετε και να αναθεωρήσετε τις αντιλήψεις σας σχετικά με τις ευθύνες, τα κίνητρα και τις προτεραιότητές σας, να αναρωτηθείτε ποιος είναι αυτός που «χάνει» τελικά, εκτός από εσάς τους ίδιους, από αυτή τη στάση σας.

Αν πάλι… αντιστέκεστε στην ιδέα της οργάνωσης του χρόνου επειδή προτιμάτε να είστε πιο ελεύθερος και αυθόρμητος, ίσως θα σας βοηθούσε να σκεφτείτε ότι η προσπάθεια αυτή δεν έχει ως στόχο να μας κάνει «δέσμιους» ενός ακόμη προγραμματισμού, αλλά αντίθετα να μας απελευθερώσει από το άγχος και την αναστάτωση που μας δημιουργεί η μη αποτελεσματική διαχείρισή του.

Τι μπορεί να σας βοηθήσει στην οργάνωση του χρόνου σας:

- Οι ικανότητες που χρειάζονται για την οργάνωση χρόνου είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, ο αυτοέλεγχος, η ανάθεση ευθυνών σε άλλους. Σ’ αυτά μπορούν να σας φανούν χρήσιμα κάποια από τα παρακάτω:

- Κρατήστε ένα εβδομαδιαίο ημερολόγιο δραστηριοτήτων όπου θα καταγράφετε για 2 -3 εβδομάδες όλα όσα κάνετε ανά ώρα όσο είστε ξύπνιοι, πόσο χρόνο διαθέσατε για το καθένα, πόσο χρόνο δεν κάνατε τίποτα ιδιαίτερο, ξεκουραστήκατε κ.λπ.

- Εντοπίστε τα σημεία στα οποία θα μπορούσατε να κάνετε κάποιες αλλαγές και ξεκαθαρίστε ποιες από αυτές είναι πράγματι δικές σας υποχρεώσεις και ευθύνες ή… τις φορτωθήκατε είτε χωρίς να έχετε χρόνο και διάθεση είτε από συνήθεια, ενώ θα μπορούσατε να πείτε όχι.

- Καταγράψτε σε μια αρχική λίστα με αυτά που πρέπει να κάνετε και το πότε πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί, χωρίστε τα σε δραστηριότητες ημέρας / εβδομάδας και σε πιο μακροπρόθεσμους στόχους, ώστε να έχετε μια σαφή εικόνα για το τι έχετε να κάνετε και πότε.

- Οι στόχοι δεν πρέπει να περιλαμβάνουν μόνο επαγγελματικές δραστηριότητες ή άλλες υποχρεώσεις, αλλά και προσωπικές και κοινωνικές δραστηριότητες, ώστε το πρόγραμμά σας να καλύπτει όλες τις ανάγκες σας.

- Οργανώστε τους στόχους σας με βάση δύο κριτήρια: βαθμός επείγοντος και σημαντικότητα: α) πρέπει να γίνει σήμερα – αύριο κ.λπ., β) καλό είναι να γίνει τότε, γ) μπορώ να το αναβάλω για τότε, γ) μπορώ να το αναθέσω σε κάποιον άλλο. Ξεκινήστε από το πιο σημαντικό + επείγον.

- Όταν αναθέτετε κάτι σε κάποιον άλλο, χρειάζεται να αποφασίσετε τι θα είναι αυτό, ποιος είναι ο πιο κατάλληλος για να το αναλάβει, τι πληροφορίες θα του δώσετε, αλλά κυρίως χρειάζεται να… αναθέσετε μαζί και την ευθύνη και να αποδεχτείτε ότι δεν θα γίνει όπως ακριβώς θα το κάνατε εσείς…

- Εντοπίστε προθεσμίες που λήγουν κ.λπ. – σαφώς προηγούνται!

- Κάντε μια λίστα με όλα όσα έχετε διαπιστώσει ότι δεν σας βοηθούν και… μην τα κάνετε!

- Επικεντρωθείτε μόνο σε έναν στόχο κάθε φορά. Διαφορετικά, αν ενώ ασχολείστε με κάτι σκέφτεστε όλα όσα έχετε να κάνετε μετά (αύριο, την υπόλοιπη εβδομάδα, τον επόμενο μήνα, την υπόλοιπη ζωή…), είναι σαν κάθε φορά που τρώτε να σκέφτεστε όλα τα φαγητά που πρέπει να φάτε στη ζωή σας! Η… βαρυστομαχιά είναι εξασφαλισμένη και μόνο με τη σκέψη!

- Δημιουργήστε το κατάλληλο περιβάλλον για να εργάζεστε, αυτό που ταιριάζει στον τρόπο εργασίας σας.

- Βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι σας είναι ρεαλιστικοί και μην προσπαθείτε για το… ακατόρθωτο.

- Περιλάβετε στο πρόγραμμά σας και τα… απρόβλεπτα (π.χ. προβλήματα με τον υπολογιστή): αφήστε επιπλέον χρόνο κενό ώστε να αναπροσαρμόσετε το πρόγραμμά σας αν χρειαστεί.

- Μην αφήνετε την ανία να σας αποθαρρύνει αν αυτό που έχετε να διεκπεραιώσετε είναι βαρετό, βρείτε κίνητρα: σκεφτείτε τα πλεονεκτήματα του να το ολοκληρώσετε, όπως το αίσθημα ικανοποίησης, ελευθερίας και ανακούφισης που θα φύγει από πάνω σας αυτή η υποχρέωση, καθώς και το ότι μπορείτε να έχετε τον εαυτό σας… υπό έλεγχο! Μην υποτιμάτε τις βαρετές υποχρεώσεις (π.χ. δουλειές σπιτιού). Όταν είναι… παραμελημένες έχουν την τάση να… γίνονται βουνό!

- Μάθετε να λέτε «όχι» σε άλλες δραστηριότητες, παρακλήσεις, άτομα που σας τρώνε το χρόνο (εκτός αν πράγματι εκείνη ακριβώς τη στιγμή τους είναι απαραίτητη η βοήθειά σας και επιλέξετε να τους τη δώσετε). Κλείστε το τηλέφωνο και… κλειδώστε την πόρτα, για να αποφύγετε τις περιττές διακοπές από τους άλλους.

- Χρησιμοποιήστε τους βιολογικούς σας ρυθμούς για οδηγό: εντοπίστε και αξιοποιήστε τις ώρες της ημέρας που είστε πιο ενεργητικός και αποδοτικός.

- Δώστε το δικαίωμα στον εαυτό σας κάποιες μέρες να μην είστε παραγωγικοί. Αν μη τι άλλο, το έχετε ανάγκη για να αποδίδετε καλύτερα τις υπόλοιπες!

Η οργάνωση χρόνου είναι μια ικανότητα που χρειάζεται… χρόνο για να μαθευτεί και να αρχίσει να λειτουργεί! Τελικά όμως θα σας δώσει τον επιπλέον χρόνο που χρειάζεστε για να μπορείτε να χαίρεστε αυτά που είναι πιο σημαντικά για εσάς!

(*) Η κ. Παυλάτου είναι Κλινική Ψυχολόγος - Ψυχοθεραπεύτρια