της Μαίρης Αυγενή*
”Θα μπορούσα να είχα κάνει περισσότερα πράγματα σήμερα...”
Στις μέρες μας πολλοί άνθρωποι δηλώνουν ”πίεση χρόνου”, ενώ είναι πάντα πνιγμένοι στη δουλειά, χωρίς τα αποτελέσματα να δικαιώνουν τον κόπο τους.
Αποτέλεσμα; Εκνευρισμός, αδυναμία να ολοκληρωθούν ακόμα και οι φαινομενικά μικρές ή ασήμαντες υποχρεώσεις, περιορισμένος ή ανύπαρκτος χρόνος για κοινωνική/προσωπική ζωή και ατελείωτη λίστα υποχρεώσεων και εκκρεμοτήτων. Έτσι δημιουργείται έντονο άγχος, ενώ παράλληλα απειλείται η αυτοεκτίμησή μας, αφού αρχίζουμε να αμφιβάλλουμε για την αξία και τις ικανότητές μας.
Πριν καταλήξετε σε οποιοδήποτε συμπέρασμα για τις δεξιότητες ή τυχόν αδυναμίες σας, προτείνουμε να εντοπίσετε τα σημεία εκείνα που μπορεί να ”κλέβουν” τα πολύτιμα λεπτά της ημέρας σας:
* Τηλεφωνήματα
* Κακή διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Μήπως ο φάκελος εισερχομένων στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας έχει μέγεθος τηλεφωνικού καταλόγου; Πόσο συχνά διακόπτετε την εργασία σας, για να διαβάσετε εισερχόμενα μηνύματα;
* Η απασχόληση του ”ενός λεπτού”. Σκεφτείτε πόσο συχνά σας διακόπτουν μόνο για 1 λεπτό ενώ εργάζεστε, για να δώσετε μια απάντηση ή να σας ενημερώσουν για κάτι. Μετά από κάθε διακοπή, χρειάζεστε περίπου 5-6 λεπτά για να επανέλθετε στην εργασία σας.
* Κακή διαχείριση των συσκέψεων. Αναλογιστείτε το χρόνο που δαπανάτε εβδομαδιαία στην προετοιμασία, την υλοποίηση και τον απολογισμό συσκέψεων.
* Καθήκοντα που θα έπρεπε να αναθέσετε. Εαν προτιμάτε να τα κάνετε όλα μόνοι σας, δεν θα τελειώσετε ποτέ.
* Αναβλητικότητα και αποφυγή λήψης αποφάσεων. Μήπως η ”σκληρή δουλειά” που έχετε στο μυαλό σας είναι μια σχετικά εύκολη δουλειά που δεν έγινε στο χρόνο που έπρεπε;
* Συγκεγχυμένοι στόχοι και προτεραιότητες. Όταν δεν ξέρουμε πού πάμε, δεν πάμε πουθενά.
* Αδυναμία στην άρνηση. Μήπως μη θέλοντας να στενοχωρήσετε τους άλλους ή από φόβο για πιθανές συνέπειες, δεν λέτε ποτέ ”όχι” αν σας ζητήσουν μια δουλειά παραπάνω;
* Ακαταστασία στο γραφείο. Κάθε χαρτί επάνω στο γραφείο σας αποσπά την προσοχή 5 φορές την ημέρα. Σκεφτείτε πόσο χρόνο χάνετε, ψάχνοντας κάτι που είναι ”θαμμένο” κάτω από τα χαρτιά σας.
Η καλή διαχείριση του χρόνου (Time Management) απαιτεί καθαρή σκέψη, και καλό προγραμματισμό. Ξεκινήστε λοιπόν σήμερα:
* Γράψτε σε μια κόλλα χαρτί: Είναι εξαιρετικά δύσκολο να εντοπίσουμε το χρόνο που χάνεται καθημερινά σε ”ασήμαντα πράγματα” (τηλέφωνα, e-mail κ.ά.). Καταγράψτε με ακρίβεια για λίγες ημέρες τις δραστηριότητες και το χρόνο που δαπανάτε σε αυτές.
* Επικεντρωθείτε στα σημαντικά: Σύμφωνα με την αρχή του Pareto (80:20), το 80% του αποτελέσματος προκύπτει από το ”κρίσιμο” 20% της προσπάθειας. Δώστε προτεραιότητα εκεί που χρειάζεται.
* Βρείτε τον παραγωγικό σας χρόνο: Εαν εργάζεστε 7½ ώρες την ημέρα, έχετε περίπου 1.500 παραγωγικές ώρες ετησίως. Ανακαλύψτε τις ώρες που είστε ιδιαίτερα παραγωγικοί, για να δουλέψετε τα πιο δύσκολα και επίπονα θέματα.
* Μην αναβάλλετε πράγματα για αργότερα: Ασχοληθείτε με κάθε θέμα στο χρόνο που πρέπει. Μην τα αφήνετε για μια άλλη, καλύτερη στιγμή, γιατί υπό καθεστώς πίεσης χρόνου υπάρχει κίνδυνος να γίνουν λάθη και να ληφθούν αποφάσεις ”στο πόδι”.
* Ξεκινήστε μια δουλειά και ολοκληρώστε την χωρίς διακοπές. Εαν αφήνετε πολλές δουλειές στη μέση, στο τέλος χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να βρείτε πού είχατε μείνει.
* Αναθέστε δουλειές. Μην τα κάνετε όλα μόνοι σας, γιατί απλά ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙΤΕ! Μοιράστε αρμοδιότητες και σε άλλους, που μπορούν να σας βοηθήσουν. Ελέγχετε περιοδικά την πρόοδο των εργασιών.
* Προγραμματίστε την επικοινωνία σας. Επιλέξτε ποιες ώρες θα ασχολείστε με τηλεφωνήματα και ηλεκτρονική αλληλογραφία. Ορίστε κάποια ώρα μέσα στην ημέρα για να συζητάτε με τους συνεργάτες σας θέματα ρουτίνας.
* Τακτοποιήστε το γραφείο σας. Κρατήστε μόνο τα απαραίτητα χαρτιά, κωδικοποιείστε την αρχειοθέτησή σας (φάκελοι, χρώματα), οργανώστε τον μεγαλύτερο όγκο της δουλειάς σας ηλεκτρονικά. Έτσι κι αλλιώς, το χαρτομάνι είναι εκνευριστικό.
* Κλείστε ραντεβού με... τον εαυτό σας. ”Ξεκλέψτε” μια ώρα την ημέρα και απομονωθείτε. Κάντε ό,τι θα κάνατε εάν είχατε ένα σημαντικό ραντεβού στο γραφείο σας. Είναι ιδιαίτερα παραγωγικό. Εκμεταλλευτείτε το!
(*) H Μ. Αυγενή (BSc, MBA) είναι σύμβουλος επιχειρήσεων και εισηγήτρια επαγγελματικών-επιχειρησιακών σεμιναρίων.
