Διαχείριση χρόνου: Tips για να... βγείτε μπροστά

του Γιώργου Φλώκα
 
Αισθάνεστε την ανάγκη να γίνετε πιο παραγωγικοί; Αν νιώθετε ότι δεν σας φτάνουν οι 24 ώρες της ημέρας για να κάνετε αυτά που πρέπει και αυτά που θέλετε, δεν είστε οι μόνοι.
Οι σύγχρονοι ρυθμοί ζωής έχουν κάνει τους περισσότερους εξ ημών να τρέχουμε σαν τη... Μαίρη Παναγιωταρά του γνωστού τραγουδιού, γεμίζοντας άγχος για να προλάβουμε τις δεκάδες καθημερινές ενέργειες που πρέπει να γίνουν, τόσο στον χώρο της δουλειάς, όσο και στις ανάγκες του σπιτιού και τις προσωπικές προτεραιότητες που θέτουμε.
 
Είστε πραγματικά αποφασισμένοι να εξοικονομήσετε κάποιες ώρες παραπάνω στην ημέρα ή στην πραγματικότητα απολαμβάνετε λίγο το "χύμα" του Έλληνος; Αν διαλέξατε την πρώτη απάντηση, συνεχίστε την ανάγνωση!

Η διαχείριση χρόνου (time management) μπορεί να βοηθήσει, αν έχεις την προθυμία να οργανώσεις περισσότερο το χρόνο σου. Πρόκειται για ένα θέμα για το οποίο έχουν γραφτεί δεκάδες βιβλία, ενώ διδάσκεται πλέον σε πολλά κολλέγια και πανεπιστήμια business σπουδών. Ωστόσο, μπορεί να συνοψιστεί σε δυο απλές συμβουλές: Οργάνωσε το ημερήσιο πρόγραμμά σου με σημειώσεις και... μην χασομεράς!

Ας δούμε μερικές συμβουλές που μπορούν να βοηθήσουν στη σωστή οργάνωση του χρόνου.

Το βασικό είναι να αντιληφθείς ότι όσο οργανωμένος και να είσαι, ο χρόνος δεν αλλάζει και η μέρα συνεχίζει να έχει 24 ώρες. Αυτό που μπορείς να διαχειριστείς είναι ο εαυτός σου και τι μπορείς να κάνεις με το χρόνο που έχεις στη διάθεσή σου.

Ανακάλυψε πού χάνεις τον χρόνο σου
Το επόμενο βήμα είναι να διαπιστώσεις πού χάνεις χρόνο που θα μπορούσες να χρησιμοποιήσεις πιο παραγωγικά. Πού χασομεράς, με λίγα λόγια. Περνάς πολύ ώρα στο internet, σε ιστοσελίδες ελεύθερου χρόνου όπως αυτή; Πόση ώρα σου παίρνει την ημέρα για να διαβάσεις τα mail σου και πόση ώρα περνάς στο τηλέφωνο; Μια αναλυτική καταγραφή των δραστηριοτήτων σου μέσα στη μέρα, με χρονομέτρηση, αν και εκνευριστική διαδικασία, μπορεί να σε οδηγήσει σε ενδιαφέροντα συμπεράσματα. Για παράδειγμα, θα διαπιστώσεις τι ποσοστό του χρόνου σας δαπανάς σε επείγουσες, τι ποσοστό σε σημαντικές εργασίες και σε ποιους τον αφιερώνεις περισσότερο.

Η σημασία του προγραμματισμού
Ένα ακόμη βασικό εργαλείο στα χέρια σου είναι το πρόγραμμα. Κατάγραψε τις δουλειές που έχεις τόσο για την επόμενη μέρα, όσο και για τον επόμενο μήνα. Προγραμμάτισε τις δουλειές του μήνα σταδιακά στο ημερήσιο πρόγραμμα και μην ξεφεύγεις από το σχέδιό σου. Το μότο «δεν κάνω σήμερα ότι μπορώ να αναβάλλω για αύριο» μπορεί να σε εξυπηρέτησε στο στρατό ή στο πανεπιστήμιο, αλλά... grow up. Οι συνεχείς αναβολές εργασιών και διαδικασιών που στην ουσία θέλεις να αποφύγεις, καταλήγουν να σου γεμίζουν το κεφάλι με εκκρεμότητες, προκαλώντας άγχος.

Ιδιαίτερα σημαντική είναι η ίδια η διαδικασία του προγραμματισμού. Έχει αποδειχτεί ότι οδηγεί σε νέες λύσεις και αποδοτικότερους τρόπους διεκπεραίωσης των υποχρεώσεων.
Προγράμματα υπολογιστή όπως το Microsoft Outlook αλλά και το κινητό σου, μπορούν να σε βοηθήσουν στο σχεδιασμό του προγράμματος ημέρας, εβδομάδας και μήνα, υπενθυμίζοντας τις εκκρεμότητες εγκαίρως.

Θα βρεις χρήσιμο να καθορίζεις το πρόγραμμα της ημέρας είτε από το προηγούμενο βράδυ είτε το πρωί, με τον καφέ. Αυτό θα σε βοηθήσει στο άγχος ούτως ή άλλως, καθώς μελέτες έχουν δείξει ότι και μόνο η καταγραφή των δραστηριοτήτων που είναι να γίνουν «αδειάζει» το κεφάλι.

Οι προτεραιότητες
Μετά την καταγραφή, θα πρέπει να τεθούν προτεραιότητες. Αν πρέπει να γίνουν δέκα πράγματα μια δεδομένη μέρα, πόσα και ποια από αυτά θα πρέπει να γίνουν οπωσδήποτε; Μην «φορτώνεις» την ημέρα και το πρόγραμμά σου με πράγματα που μπορούν να περιμένουν και στην πραγματικότητα δεν έχεις καμία διάθεση να κάνεις. Από τη στιγμή του προγραμματισμού όμως, stick to the schedule, που λένε και στο χωριό μου, και μην αφήσεις στον εαυτό σου περιθώρια «αποφυγής».
 
Μάθε την αξία του «μοιράσματος παιχνιδιού»
Τόσο στη δουλειά σου όσο και στο σπίτι, δεν χρειάζεται να «παίζεις μόνος σου». Θα πρέπει να μάθεις να μοιράζεις δραστηριότητες, προγραμματίζοντας τι είναι καλύτερο να κάνεις ο ίδιος και τι μπορείς να αναθέσεις σε τρίτα πρόσωπα. Ιδιαίτερη σημασία έχει η επιλογή του κατάλληλου προσώπου για την κάθε δουλειά, οι ξεκάθαρες οδηγίες και το χρονοδιάγραμμα.

Ένα χρήσιμο μέτρο σύγκρισης είναι το εξής: Εάν οι ετήσιες απολαβές σου ανέρχονται σε 30.000 ευρώ, κάθε λεπτό σου αξίζει 0,25 ευρώ περίπου. Εάν ανέρχονται στα 15.000 ευρώ, κάθε λεπτό αξίζει 0,12 ευρώ περίπου. Αυτή η αναγωγή θα σε βοηθήσει να θέσεις προτεραιότητες σε όλες τις ενέργειές σου και να καθορίσεις πώς θα μοιράσεις το χρόνο σου. Κάθε φορά που κάνεις δουλειά την οποία θα μπορούσε να κάνει κάποιος με χαμηλότερες απολαβές, χάνεις χρήματα. 

Μάθε να θέτεις χρονικά περιθώρια
Η διαχείριση χρόνου απαιτεί τη χρήση του ρολογιού. Θα πρέπει να ορίσεις συγκεκριμένα χρονικά περιθώρια τόσο για τις δουλειές όσο και για τις δραστηριότητές σου στον ελεύθερο χρόνο. Για παράδειγμα, το διάβασμα των emails και η βόλτα στο internet μπορεί να σου «φάει» όλη τη μέρα αν το αφήσεις.

Μην χάνεις χρόνο περιμένοντας
Στο ημερήσιο πρόγραμμά σου, είναι σχεδόν αδύνατο να αποφύγεις την αναμονή, είτε περιμένοντας το λεωφορείο, είτε περιμένοντας να συναντήσεις πελάτες είτε στο ραντεβού με τον οδοντίατρο. Προετοιμάσου ώστε να αξιοποιείς αυτό το χρόνο, είτε ενημερωνόμενος για τη δουλειά σου, είτε κανονίζοντας το ημερήσιο πρόγραμμά σου. Εργαλεία που μπορούν να σε βοηθήσουν είναι το PDA ή ένα «έξυπνο» κινητό τηλέφωνο. Μην καταλήξεις, όμως, να διαβάζεις περιμένοντας να ανάψει πράσινο το φανάρι, είναι το άλλο άκρο. 

Μάθε να διαχωρίζεις μεταξύ επείγοντος και σημαντικού
Οι σημαντικές ενέργειες είναι αυτές που σε βοηθούν να πετύχεις τους στόχους σου και σε οδηγούν σε μακροπρόθεσμη πρόοδο και ανταμοιβή. Αυτές οι ενέργειες συνήθως δεν είναι ιδιαίτερα επείγουσες. Από την άλλη, πολλές από τις επείγουσες ενέργειες δεν είναι απαραιτήτως και σημαντικές.

Εν κατακλείδι, θα πρέπει να συνειδητοποιήσεις ότι ο χρόνος δεν αλλάζει, η ημέρα έχει 24 ώρες και αυτό που καλείσαι να διαχειριστείς, είναι ουσιαστικά οι συνήθειές σου.. Α, και μην «τρως» πολύ από τον ημερήσιο χρόνο σου προγραμματίζοντας. Είναι... χάσιμο χρόνου!