Βελτιώστε την απόδοσή σας- Τα μυστικά της οργάνωσης

Το να ξημεροβραδιαζόμαστε στο γραφείο σίγουρα αποτελεί σημείο των καιρών, αλλά σε αρκετές περιπτώσεις είναι και σημείο... κακού προγραμματισμού και οργάνωσης. Οι extra ώρες που περνάμε στην δουλειά είναι απόρροια – συν τοις άλλοις – του λανθασμένου τρόπου με τον οποίο χειριζόμαστε τις καθημερινές υποχρεώσεις και τα εκάστοτε projects. Ένα τηλεφώνημα που διήρκεσε παραπάνω από όσο έπρεπε, μια κακή ιεράρχηση, η διαρκής αναβλητικότητα, είναι μερικά μόνο από τα συνηθέστερα «λάθη» που μας κρατάνε επιπλέον ώρες στη δουλειά- συνήθως χωρίς λόγο. Αντιμετωπίστε τα αποτελεσματικά και πείτε «όχι» στον χαμένο χρόνο.



Σχόλασα!
Το να προσδιορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα αποχώρησης από τη δουλειά μπορεί να σας βοηθήσει να αποδώσετε καλύτερα, δεδομένου ότι σχεδόν πάντα οι προθεσμίες μας κάνουν να εργαζόμαστε σκληρότερα και πιο οργανωμένα. Η λογική του «θα φύγω όταν τελειώσω», στις περισσότερες περιπτώσεις μπορεί να αποβεί καταστροφική για το πρόγραμμά σας. Έχοντας καθημερινά αυξημένες υποχρεώσεις, το πιο πιθανό είναι να φύγετε αφού... βραδιάσει.

Το να βάλετε λοιπόν, συγκεκριμένες προθεσμίες, π.χ. «σήμερα θα φύγω στις 7», θα σας βοηθήσει να καταγράψετε και να αποφασίσετε ποιες υποχρεώσεις είναι πραγματικά σημαντικές και ποιες όχι. Πώς θα το κάνετε αυτό; Ιεραρχώντας τα καθημερινά σας καθήκοντα κατά φθίνουσα σειρά σημασίας και σημειώνοντάς τα σε μία λίστα ή ένα ημερήσιο πρόγραμμα. Ο «παραδοσιακός» τρόπος είναι – εν τέλει – και ο αποτελεσματικότερος.

«Σπάστε» τα τηλέφωνα
Μην τα κοπανήσετε στον τοίχο. Απλώς φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο για να τα κάνετε συγκεντρωμένα. Είναι ιδιαίτερα ενοχλητικό ενώ βρίσκεστε στην μέση μιας δουλειάς να χτυπάει το τηλέφωνο και να χρειαστεί να μιλήσετε για κάτι εντελώς άσχετο. Είτε πρόκειται για δουλειά, είτε για... κουτσομπολιό, το γεγονός είναι ότι θα σας αποσπάσει από την τρέχουσα ασχολία σας. Εξυπακούεται ότι κάποια στιγμή θα αναγκαστείτε να σηκώσετε το τηλέφωνο, παρ’ όλα αυτά είναι σημαντικό να θέσετε και εδώ προτεραιότητες. Μην ντραπείτε να ζητήσετε από τους φίλους να μην σας καλούν συγκεκριμένες ώρες και πάντα να φροντίζετε να επιστρέφετε τις κλήσεις τους στο τέλος της ημέρας.

«Όχι σκουπίδια, όχι σαβούρα σε γραφεία και e-mails»
Αν ο «καλός ο γλάρος» εργαζόταν σε επιχείρηση, το πιο πιθανό είναι ότι θα συμβούλευε τους υπαλλήλους να κρατάνε πάντα καθαρά και τακτοποιημένα τα γραφεία τους – που ενίοτε θυμίζουν βομβαρδισμένο τοπίο. Περιοδικά, εφημερίδες, τυπωμένα χαρτιά, πεταμένα post it και ένα σωρό ακόμα «σκουπίδια», το μόνο που κάνουν είναι να δυσχεραίνουν το έργο σας. Για να μπορέσετε να εργαστείτε σωστά και αποτελεσματικά, είναι απαραίτητο να έχετε μια καθαρή επιφάνεια χωρίς άχρηστα χαρτιά και φακέλους. Το ίδιο ισχύει και για τα e-mail σας. Οργανώστε τα σε φακέλους, ανάλογα με το θέμα τους και διαγράψτε όσα σας είναι άχρηστα (chain letters, ανέκδοτα που δεν σας έκαναν να γελάσετε ποτέ, «αστείες» φωτογραφίες και άχρηστα κουίζ).

Κλείστε τον υπολογιστή
«Τι; Και πώς θα δουλέψω;» Ας μη γελιόμαστε, πλην ορισμένων επαγγελμάτων, η χρήση του υπολογιστή δεν είναι απαραίτητη καθ’ όλη την διάρκεια της ημέρας. Προγραμματίστε να έχετε τον υπολογιστή ανοιχτό για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα καθημερινά και κλείστε τον όταν δεν σας χρησιμεύει σε κάτι. Έχοντάς τον ανοιχτό χωρίς λόγο, το πιο πιθανό είναι να «κολλήσετε» χαζεύοντας σε sites που ελάχιστη σχέση έχουν με την δουλειά σας (facebook, παιχνίδια, chat κτλ.) και χάνοντας έτσι πολύτιμο χρόνο. Πλην αυτού, μερικές ώρες μακριά από την οθόνη θα σας ξεκουράσουν και θα σας παρέχουν περισσότερη ενέργεια για δημιουργία. Μια δοκιμή θα σας πείσει.

Χαμογελάστε
Δεν ξέρουμε κατά πόσο είναι μεταδοτικό, αλλά σίγουρα το να είστε συνέχεια σοβαροί στην δουλειά δεν θα σας κάνει περισσότερο παραγωγικούς. Το αντίθετο. Η καλή διάθεση και το ευχάριστο περιβάλλον στον χώρο εργασίας αποδεδειγμένα έχουν θετική επίδραση στην παραγωγικότητα, ιδιαίτερα αν έχετε καλές σχέσεις με τους υπόλοιπους συναδέλφους. Σε καμία περίπτωση δεν λέμε να μετατρέψετε τον εργασιακό χώρο σε... παιδική χαρά. Προσπαθήστε να είστε όσο πιο ευχάριστοι γίνεται στο εργασιακό σας περιβάλλον και θα διαπιστώσετε αμέσως ότι η – υπερβολική – σοβαρότητα δεν ωφέλησε κανέναν.

Προσαρμοστείτε
Η προσαρμογή αποτελεί την νούμερο ένα δεξιότητα για την επιβίωση όλων των ζωντανών οργανισμών. Η αδυναμία προσαρμογής, οδηγεί στην εξαφάνιση. Όσον αφορά τον κόσμο της εργασίας, το ίδιο ακριβώς συμβαίνει και στις επιχειρήσεις, σε ολόκληρες ομάδες, καθώς και σε άτομα. Παραμείνετε ανοιχτοί σε επικείμενες αλλαγές και μάθετε να προσαρμόζεστε σε νέες προκλήσεις, επιστρατεύοντας την εμπειρία σας για να σας καθοδηγήσει.

Τηλέφωνο Vs. E-mail
Σίγουρα πρόκειται για δύο χρήσιμα εργαλεία, αλλά θα πρέπει να ξέρετε πότε να χρησιμοποιήσετε το καθένα. Τα e-mails είναι χρήσιμα όταν θέλετε να δηλώσετε κάτι σε κάποιον. Όταν το θέμα απαιτεί διάλογο, τότε  θα σας στερήσουν πολύτιμο χρόνο, οπότε είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο.

Νικόλας Γεωργιακώδης