Χρόνος και δουλειά: Οδηγός για... πελαγωμένους

Η ώρα είναι περασμένη και εσείς είστε ακόμα στην δουλειά, πασχίζοντας να ολοκληρώσετε κάτι που θα έπρεπε να είχε τελειώσει από το... μεσημέρι. Σαν να μην έφτανε αυτό, το project που αναλάβατε για την επόμενη εβδομάδα έχει μείνει πίσω και παράλληλα το αφεντικό έχει ήδη αρχίσει να γκρινιάζει. Τι έφταιξε; Ο μεγάλος φόρτος εργασίας; Οι πολλές υποχρεώσεις κατά την διάρκεια της ημέρας; Τα τηλέφωνα που χτυπούσαν ανελέητα όλο το πρωί; Μην αναζητείτε δικαιολογίες.

Το πιο πιθανό είναι πολύ απλά να μην ξέρετε πώς να διαχειριστείτε τον χρόνο στο γραφείο σωστά. «Οπλιστείτε» με στυλό, post –it και... χρωματιστούς μαρκαδόρους και οργανώστε αποτελεσματικότερα τον εργασιακό σας χρόνο, ακολουθώντας μερικά βασικά tips.

Συμβουλή 1η : Ασχοληθείτε με ένα αντικείμενο την φορά
Μπορεί για αρκετούς η λογική του «τα κάνω όλα και συμφέρω» να αποτελεί εργασιακό χάρισμα και προσόν, αλλά τις περισσότερες φορές κάτι τέτοιο μπορεί να οδηγήσει στην πλήρη αποδιοργάνωση του χρόνου σας και να έχει ως συνέπεια να παραμεληθούν πολλές σημαντικές υποχρεώσεις. Ελάχιστοι είναι αυτοί που είναι αποδοτικοί όταν ασχολούνται ταυτόχρονα με πολλά αντικείμενα και το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να αναλαμβάνετε να τα φέρνετε εις πέρας ένα – ένα. Αν δεν έχετε άλλη επιλογή, προσπαθήστε να τα ταξινομήσετε ανάλογα με τον βαθμό σημασίας τους. Είναι σίγουρο πως θα νιώσετε περισσότερο ανακουφισμένοι και οργανωμένοι αν επικεντρωθείτε σε ένα συγκεκριμένο αντικείμενο την φορά. Για περισσότερη ευκολία και για να μην «πελαγώσετε», μπορείτε επίσης να φτιάξετε μια λίστα με όλες τις ημερήσιες υποχρεώσεις σας.

Συμβουλή 2η: «Σπάστε» τις αναθέσεις σε μικρότερα μέρη
Σε περιπτώσεις μεγάλων και απαιτητικών projects είναι αρκετά δύσκολο να μπορέσετε να προσδιορίσετε με ακρίβεια και να οργανώσετε κατάλληλα τον χρόνο που θα χρειαστεί για να τα φέρετε εις πέρας. H «σκιαγράφηση» του project, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να υπολογίσετε με σχετική ακρίβεια τον τρόπο με τον οποίο θα το ολοκληρώσετε με επιτυχία. Αν για παράδειγμα, το χωρίσετε σε πέντε μέρη, τότε θα έχετε πέντε επιμέρους στόχους να ολοκληρώσετε, η επίτευξη των οποίων θα σας δώσει και την σχετική ικανοποίηση. Είναι πολύ προτιμότερο από το να ξεκινήσετε... μονορούφι ένα ενιαίο project το οποίο θα σας φανεί «βουνό».

Συμβουλή 3η: Μην αναβάλλετε τις υποχρεώσεις σας
Ο συνηθέστερος λόγος που μπορεί να φέρει τα πάνω κάτω στην διαχείριση του εργασιακού σας χρόνου είναι η αναβλητικότητα. Και μπορεί η συγκεκριμένη στάση να εξυπηρετεί αρκετούς εργαζόμενους, εμείς όμως υποστηρίζουμε ακράδαντα το μότο «μην αφήνεις για αύριο ο,τι μπορείς να τελειώσεις σήμερα» και σας συνιστούμε να «κρατήσετε» την αναβολή για όταν πραγματικά την χρειαστείτε. Αν τύχει λοιπόν, να αναλάβετε ένα project που πρέπει να ολοκληρωθεί για παράδειγμα μέσα σε δύο εβδομάδες, προσπαθήστε τουλάχιστον να ξεκινήσετε το πρώτο μέρος του (βλ. παραπάνω) στις πρώτες τρεις μέρες αφού σας ανατέθηκε.

Σε αυτήν την περίπτωση, ακόμα και αν το αφήσετε για μερικές μέρες, τουλάχιστον θα έχετε κάνει ένα σημαντικό κομμάτι του. Στην θεωρία η συγκεκριμένη στρατηγική δείχνει καλή, τι γίνεται όμως στην πράξη; Και πως μπορείτε να την πραγματοποιήσετε αν είστε... εκ γενετής αναβλητικός χαρακτήρας; Όπως αναφέραμε και πιο πάνω, ξεκινώντας το project «σπάστε» το σε μικρότερα «κομμάτια» έχοντας πάντα υπ’ όψιν το timeline. Μπορείτε επίσης, να βάλετε στον εαυτό σας μικρότερες χρονικές προθεσμίες, ώστε να αποφύγετε το ενδεχόμενο να ξεφύγετε από τον βασικό σας στόχο.

Συμβουλή 4η: Μάθετε να λέτε «όχι»...
...όταν σας ανατεθεί μια δραστηριότητα την οποία θεωρείτε πως δεν θα μπορέσετε να φέρετε εις πέρας, χωρίς να νιώσετε άσχημα με τον εαυτό σας. Η άρνηση δεν είναι προς το άτομο που σας την πρότεινε, αλλά προς την ίδια την δραστηριότητα. Είναι προτιμότερο να την αρνηθείτε και να διαθέσετε τον χρόνο σας σε κάτι στο οποίο μπορείτε να αντεπεξέλθετε με σχετική ευκολία, παρά σε κάτι που υπερβαίνει τις δυνατότητές σας και στο οποίο είναι πολύ πιθανό να σπαταλήσετε – άσκοπα – πολύτιμο χρόνο.

Συμβουλή 5η: Κάντε αυτοαξιολόγηση
Διαθέστε λίγο από τον χρόνο σας ανά τακτά χρονικά διαστήματα για να αξιολογήσετε τον εαυτό σας. Αναλύοντας την έκβαση των εκάστοτε projects στο μυαλό σας, θα είστε σε θέση να προσδιορίσετε τι πήγε καλά και τι όχι. Η αυτό- αξιολόγηση θα σας κάνει περισσότερο αποτελεσματικούς/ες μακροπρόθεσμα, ενώ η «διάρκειά» της είναι ελάχιστη. Είναι σίγουρο ότι θα σας βοηθήσει αρκετά στα μελλοντικά σας projects.

Νικόλας Γεωργιακώδης