Πώς να γίνετε πιο οργανωμένοι
Δέκα συνήθειες που έχουν οι πολύ καλά οργανωμένοι άνθρωποι και πρέπει να υιοθετήσετε αμέσως για να κάνετε πιο εύκολη τη ζωή σας.
Σας συμβαίνει κι εσάς να «χαώνεστε» εύκολα, να χάνετε διορίες, να αναβάλετε τα πάντα και τελικά να ξεφεύγετε από τους στόχους που είχατε βάλει για τη ζωή σας; Διαβάστε δέκα πολύτιμες συμβουλές που πρέπει να εφαρμόζετε στην καθημερινότητά σας, υιοθετώντας συνήθειες που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τον χρόνο, τον χώρο και… ολόκληρη τη ζωή σας.
Βρείτε τι σας σπαταλά τον χρόνο
Είναι τα social media; Είναι τα πολύωρα τηλεφωνήματα με τους κολλητούς; Είναι η αδυναμία να πείτε «όχι»; Βρείτε τι σας «τρώει» τον περισσότερο πολύτιμο χρόνο μέσα στην ημέρα σας και φροντίστε να μειώσετε τη «χασούρα».
Κρατήστε σημειώσεις
Κανείς, όσο καλή μνήμη κι αν έχει, δεν μπορεί να βασιστεί σε αυτή: Όλο και κάτι σημαντικό θα του ξεφύγει. Μία ατζέντα, ένα ημερολόγιο ή ένα σχετικό app στο κινητό είναι απαραίτητα εργαλεία για να θυμάστε για παράδειγμα πότε πρέπει να πληρώσετε το ενοίκιο, πότε λήγουν οι λογαριασμοί, πότε έχετε ραντεβού στον γιατρό, τι ώρα πρέπει να πάρετε το παιδί από το φροντιστήριο κ.ο.κ.
Κάντε πρόγραμμα
Με άλλα λόγια, βάλτε στόχους, αλλά όχι «ασαφείς». Σκεφτείτε τι θέλετε να πετύχετε, «σπάστε» το σε βήματα και βάλτε διορία για κάθε βήμα, ώστε να προχωρήσετε προς την επίτευξη του στόχου. Και πάλι, το να το γράψετε, και όχι απλώς να το έχετε στο μυαλό σας, βοηθά πολύ.
Μην χαζεύετε
Αναβολή… μήτηρ πάσης αποτυχίας. Το ξέρουμε ότι το μεσημέρι θα προτιμούσατε να σκρολάρετε επ’ άπειρον στο newsfeed του Facebook ή να κάνετε εκείνο το κουιζάκι για το ποιος χαρακτήρας της Pixar είστε, όπως ξέρουμε όμως και ότι παράλληλα οι διορίες τρέχουν και οι υποχρεώσεις συσσωρεύονται, με αποτέλεσμα να τρέχετε και να μη φτάνετε το απόγευμα. Το ίδιο ισχύει σε μεγαλύτερη χρονική κλίμακα: Μην αφήνετε το εξάμηνο project της δουλειάς για τον τελευταίο μήνα, την διπλωματική σας για την τελευταία εβδομάδα πριν την παράδοση κ.ο.κ.
Δώστε βάση στους βιολογικούς σας ρυθμούς
Πότε είστε πιο δημιουργικοί και αποτελεσματικοί; Αν είστε νωρίς το πρωί, τότε σηκωθείτε νωρίς και ριχτείτε στη δουλειά. Αν είστε πιο αποδοτικοί το βράδυ, μην σπαταλάτε άδικα τις πρωινές σας ώρες ξεκούρασης για κάτι που μπορείτε με μεγαλύτερη ευκολία να πετύχετε στο μισό χρόνο αργότερα μέσα στη μέρα. Και μην ξεχνάτε να ακούτε τον οργανισμό σας όταν σας λέει πως χρειάζεται ξεκούραση. Ο ύπνος και οι διακοπές δεν είναι ποτέ χαμένος χρόνος.
Βάλτε τάξη γύρω σας
Με άλλα λόγια, για να βάλετε τάξη στον χρόνο σας, πρέπει να βάλετε και στον χώρο σας. Μπορεί να χρειαστείτε λίγο χρόνο για να οργανώσετε τα ντουλάπια, το γραφείο, τα ρούχα, τα έγγραφα, τους φακέλους του υπολογιστή σας, αλλά σίγουρα στη συνέχεια γλιτώνετε από πολύ κόπο και χρόνο, καθώς θα γνωρίζετε πού έχετε το κάθε τι και θα το βρίσκετε ευκολότερα την στιγμή που χρειάζεται.
Οργανωθείτε (ξανά)
Δεν αρκεί να οργανώσετε ένα σχέδιο, έναν στόχο, έναν χώρο. Ανά διαστήματα, πρέπει να βρίσκετε λίγο χρόνο για να μελετήσετε τα δεδομένα, να δείτε αν όλα πάνε καλά και αντίστοιχα να αναπροσαρμοστείτε: Μπορεί τελικά οι φάκελοι στον υπολογιστή σας να μην είναι αποτελεσματικά ταξινομημένοι. Μπορεί ένα σημαντικό εμπόδιο να απαιτεί να αλλάξετε τις διορίες σας. Μπορεί οικονομικές αναποδιές να πρέπει να ληφθούν υπ’ όψη στο προσεχές διάστημα. Βάλτε κάτω τα δεδομένα και ανα-οργανωθείτε.
Κρατήστε μόνο όσα χρειάζεστε – ειδικά όταν μαζεύονται πολλά
Σε αυτά τα «όσα» δεν περιλαμβάνονται μόνο αντικείμενα, αλλά και υποχρεώσεις. Μάθετε να λέτε «όχι» ή να αναθέτετε κάποιες από τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες όσων βρίσκονται στο πρόγραμμά σας σε άλλους. Φίλοι μπορούν να βοηθήσουν κρατώντας τα παιδιά, συνεργάτες που έχουν χρόνο αυτή την εβδομάδα να αναλάβουν κάποιες από τις δουλειές σας, η οικογένειά σας να βοηθήσει στις δουλειές του σπιτιού κ.ο.κ. Κανείς δεν μπορεί να τα καταφέρει όλα. Και κανείς δεν μπορεί να τα καταφέρει μόνος του.
Βάλτε τάξη στα οικονομικά σας
Το μεγαλύτερο μέρος του άγχους που σας αποδιοργανώνει προέρχεται κατά πάσα πιθανότητα από το «βάρος» των οικονομικών υποχρεώσεων, που συσσωρεύεται στους ώμους σας και φαντάζει μεγαλύτερο όταν δεν ξέρετε τι ακριβώς έχετε ακόμη να πληρώσετε αυτόν τον μήνα, γιατί έχετε μόνο 20€ στο πορτοφόλι ενώ νομίζετε ότι δεν ξοδέψατε πολλά, πώς στο καλό ξοδέψατε 100€ στην τελευταία επίσκεψή σας στο supermarket… Μια καλή ιδέα είναι να καταγράφετε τα έξοδά σας για έναν μήνα, στην συνέχεια να μελετήσετε την κατανομή αυτών των εξόδων και πλέον να προσέχετε τις πιο «επικίνδυνες οικονομικές νάρκες».
Μην περιμένετε την «τελειότητα»
Κι αυτό γιατί πιθανότατα αυτή δεν υπάρχει. Όσο για παράδειγμα αναβάλετε την ολοκλήρωση μιας δουλειάς ή την εφαρμογή ενός σχεδίου επειδή περιμένετε τη στιγμή που θα πετύχετε το «τέλειο», είναι βέβαιο πως ήδη σπαταλάτε τόσο χρόνο, που η τελειότητα ήδη έχει χαθεί – γιατί και η ταχύτητα είναι μέρος της αποτελεσματικότητας. Ξεχάστε το τέλειο: Αναζητήστε το αποτελεσματικό και μην το υπεραναλύετε.
Βρείτε τι σας σπαταλά τον χρόνο
Είναι τα social media; Είναι τα πολύωρα τηλεφωνήματα με τους κολλητούς; Είναι η αδυναμία να πείτε «όχι»; Βρείτε τι σας «τρώει» τον περισσότερο πολύτιμο χρόνο μέσα στην ημέρα σας και φροντίστε να μειώσετε τη «χασούρα».
Κρατήστε σημειώσεις
Κανείς, όσο καλή μνήμη κι αν έχει, δεν μπορεί να βασιστεί σε αυτή: Όλο και κάτι σημαντικό θα του ξεφύγει. Μία ατζέντα, ένα ημερολόγιο ή ένα σχετικό app στο κινητό είναι απαραίτητα εργαλεία για να θυμάστε για παράδειγμα πότε πρέπει να πληρώσετε το ενοίκιο, πότε λήγουν οι λογαριασμοί, πότε έχετε ραντεβού στον γιατρό, τι ώρα πρέπει να πάρετε το παιδί από το φροντιστήριο κ.ο.κ.
Κάντε πρόγραμμα
Με άλλα λόγια, βάλτε στόχους, αλλά όχι «ασαφείς». Σκεφτείτε τι θέλετε να πετύχετε, «σπάστε» το σε βήματα και βάλτε διορία για κάθε βήμα, ώστε να προχωρήσετε προς την επίτευξη του στόχου. Και πάλι, το να το γράψετε, και όχι απλώς να το έχετε στο μυαλό σας, βοηθά πολύ.
Μην χαζεύετε
Αναβολή… μήτηρ πάσης αποτυχίας. Το ξέρουμε ότι το μεσημέρι θα προτιμούσατε να σκρολάρετε επ’ άπειρον στο newsfeed του Facebook ή να κάνετε εκείνο το κουιζάκι για το ποιος χαρακτήρας της Pixar είστε, όπως ξέρουμε όμως και ότι παράλληλα οι διορίες τρέχουν και οι υποχρεώσεις συσσωρεύονται, με αποτέλεσμα να τρέχετε και να μη φτάνετε το απόγευμα. Το ίδιο ισχύει σε μεγαλύτερη χρονική κλίμακα: Μην αφήνετε το εξάμηνο project της δουλειάς για τον τελευταίο μήνα, την διπλωματική σας για την τελευταία εβδομάδα πριν την παράδοση κ.ο.κ.
Δώστε βάση στους βιολογικούς σας ρυθμούς
Πότε είστε πιο δημιουργικοί και αποτελεσματικοί; Αν είστε νωρίς το πρωί, τότε σηκωθείτε νωρίς και ριχτείτε στη δουλειά. Αν είστε πιο αποδοτικοί το βράδυ, μην σπαταλάτε άδικα τις πρωινές σας ώρες ξεκούρασης για κάτι που μπορείτε με μεγαλύτερη ευκολία να πετύχετε στο μισό χρόνο αργότερα μέσα στη μέρα. Και μην ξεχνάτε να ακούτε τον οργανισμό σας όταν σας λέει πως χρειάζεται ξεκούραση. Ο ύπνος και οι διακοπές δεν είναι ποτέ χαμένος χρόνος.
Βάλτε τάξη γύρω σας
Με άλλα λόγια, για να βάλετε τάξη στον χρόνο σας, πρέπει να βάλετε και στον χώρο σας. Μπορεί να χρειαστείτε λίγο χρόνο για να οργανώσετε τα ντουλάπια, το γραφείο, τα ρούχα, τα έγγραφα, τους φακέλους του υπολογιστή σας, αλλά σίγουρα στη συνέχεια γλιτώνετε από πολύ κόπο και χρόνο, καθώς θα γνωρίζετε πού έχετε το κάθε τι και θα το βρίσκετε ευκολότερα την στιγμή που χρειάζεται.
Οργανωθείτε (ξανά)
Δεν αρκεί να οργανώσετε ένα σχέδιο, έναν στόχο, έναν χώρο. Ανά διαστήματα, πρέπει να βρίσκετε λίγο χρόνο για να μελετήσετε τα δεδομένα, να δείτε αν όλα πάνε καλά και αντίστοιχα να αναπροσαρμοστείτε: Μπορεί τελικά οι φάκελοι στον υπολογιστή σας να μην είναι αποτελεσματικά ταξινομημένοι. Μπορεί ένα σημαντικό εμπόδιο να απαιτεί να αλλάξετε τις διορίες σας. Μπορεί οικονομικές αναποδιές να πρέπει να ληφθούν υπ’ όψη στο προσεχές διάστημα. Βάλτε κάτω τα δεδομένα και ανα-οργανωθείτε.
Κρατήστε μόνο όσα χρειάζεστε – ειδικά όταν μαζεύονται πολλά
Σε αυτά τα «όσα» δεν περιλαμβάνονται μόνο αντικείμενα, αλλά και υποχρεώσεις. Μάθετε να λέτε «όχι» ή να αναθέτετε κάποιες από τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες όσων βρίσκονται στο πρόγραμμά σας σε άλλους. Φίλοι μπορούν να βοηθήσουν κρατώντας τα παιδιά, συνεργάτες που έχουν χρόνο αυτή την εβδομάδα να αναλάβουν κάποιες από τις δουλειές σας, η οικογένειά σας να βοηθήσει στις δουλειές του σπιτιού κ.ο.κ. Κανείς δεν μπορεί να τα καταφέρει όλα. Και κανείς δεν μπορεί να τα καταφέρει μόνος του.
Βάλτε τάξη στα οικονομικά σας
Το μεγαλύτερο μέρος του άγχους που σας αποδιοργανώνει προέρχεται κατά πάσα πιθανότητα από το «βάρος» των οικονομικών υποχρεώσεων, που συσσωρεύεται στους ώμους σας και φαντάζει μεγαλύτερο όταν δεν ξέρετε τι ακριβώς έχετε ακόμη να πληρώσετε αυτόν τον μήνα, γιατί έχετε μόνο 20€ στο πορτοφόλι ενώ νομίζετε ότι δεν ξοδέψατε πολλά, πώς στο καλό ξοδέψατε 100€ στην τελευταία επίσκεψή σας στο supermarket… Μια καλή ιδέα είναι να καταγράφετε τα έξοδά σας για έναν μήνα, στην συνέχεια να μελετήσετε την κατανομή αυτών των εξόδων και πλέον να προσέχετε τις πιο «επικίνδυνες οικονομικές νάρκες».
Μην περιμένετε την «τελειότητα»
Κι αυτό γιατί πιθανότατα αυτή δεν υπάρχει. Όσο για παράδειγμα αναβάλετε την ολοκλήρωση μιας δουλειάς ή την εφαρμογή ενός σχεδίου επειδή περιμένετε τη στιγμή που θα πετύχετε το «τέλειο», είναι βέβαιο πως ήδη σπαταλάτε τόσο χρόνο, που η τελειότητα ήδη έχει χαθεί – γιατί και η ταχύτητα είναι μέρος της αποτελεσματικότητας. Ξεχάστε το τέλειο: Αναζητήστε το αποτελεσματικό και μην το υπεραναλύετε.
