Πώς να οργανώσω τα e-mail μου

του Νικόλα Γεωργιακώδη

Δεν θα ήταν παράλογη μια παρομοίωση του e-mail των περισσοτέρων χρηστών με ένα ακατάστατο δωμάτιο. Όσο πιο πολύ το αφήνεις έτσι, τόσο πιο ακατάστατο θα γίνεται. Μέχρι που φτάνει η στιγμή που λέτε «ως εδώ και μη παρέκει» και αποφασίζετε ότι κάτι πρέπει, επιτέλους να γίνει με όλη αυτή τη σαβούρα που έχει μαζευτεί. Και τι κάνετε μετά;

Δείτε παρακάτω πως θα τακτοποιήσετε, οργανώσετε και «ξεμπουκώσετε» το e-mail σας, έτσι ώστε να μπορέσει και αυτό το… δύσμοιρο να κάνει τη δουλειά του: να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά με τους γύρω σας.

Εν αρχή ην το DELETE
Ήρθε η ώρα να χρησιμοποιήσετε επιτέλους το χρήσιμο αυτό κουμπάκι. Αν δεν αναγνωρίζετε τον αποστολέα του e-mail, τσεκάρετε το θέμα. Αν υπάρχουν περίεργοι χαρακτήρες, ακατανόητες λέξεις ή απλά δεν βγάζει νόημα τότε απλά διαγράψτε το. Προσοχή, μην την «πατήσετε» με e-mails τα οποία στο θέμα τους αναφέρουν «φιλικά» σχόλια π.χ. «κάνε κλικ εδώ!» ή «αποκαλυπτικό» ή οτιδήποτε άλλο. Κανένα από αυτά τα e-mail δεν είναι από φίλους σας ή από συναδέλφους ή ακόμα και από εταιρείες με τις οποίες συνεργάζεστε. Κατά 99% είναι spam. Επομένως αν δεν ξέρετε ποιος είναι ο αποστολέας και το θέμα σας φανεί… περίεργο, μια είναι η λύση: Στον κάδο!

Επίσης, είναι σχεδόν σίγουρο ότι έχετε γραφτεί σε δεκάδες newsletters τα οποία «σκάνε» κατά ριπάς από εκεί που δεν τα περιμένετε και – το χειρότερο – δεν σας ενδιαφέρουν. Στην αναζήτηση του e-mail σας πληκτρολογήστε “newsletter” και στη λίστα που θα εμφανιστεί αφιερώστε λίγο χρόνο να κάνετε unsubscribe σε αυτά τα οποία σας αφήνουν αδιάφορους.

Τα μαγικά φίλτρα
Μόλις ολοκληρώσετε την παραπάνω διαδικασία με όλα σας τα e-mail, ήρθε η ώρα να αποφασίσετε τι θα κάνετε με όσα… ξέμειναν. Έχετε αρκετά μηνύματα από τον ίδιο αποστολέα; Έχετε μηνύματα από εταιρείες με τις οποίες επικοινωνείτε συχνά; Έχετε μηνύματα τα οποία είναι πιο προσωπικά και άλλα τα οποία είναι καθαρά επαγγελματικά και πιθανώς να χρειάζεται να τα έχετε εκτυπωμένα στο χέρι; Κάπου εδώ μπαίνουν στο παιχνίδι τα φίλτρα, τα οποία θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τα εισερχόμενα και να τα κατατάξετε σε κατηγορίες/φακέλους ανάλογα με το πόσο σημαντικά ή ασήμαντα είναι για εσάς ή από ποιον έρχονται.

Το καλό με τα φίλτρα είναι ότι αν οργανώσετε κατάλληλα το e-mail σας έτσι ώστε το κάθε μήνυμα να μπαίνει στη… θέση του, θα έχετε πολύ λιγότερα μηνύματα για να «τακτοποιήσετε» στα εισερχόμενα. Παράλληλα, μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα τα οποία θα στέλνουν τυχόν spam mails με λέξεις που εσείς θα καθορίσετε κατευθείαν στον κάδο, γλιτώνοντάς σας από τον κόπο να κάθεστε να τα σβήνετε ένα προς ένα. 

Δείτε εδώ πως θα φτιάξετε φίλτρα για το Gmail, εδώ για το Yahoo και εδώ για το outlook το οποίο τα ονομάζει “rules”.

Διαβάστε, σκουπίστε, τελειώσατε
Αφού κάνετε τα παραπάνω, αφιερώστε λίγο χρόνο στο να διαβάσετε τα e-mail σας και να διαγράψετε εκείνα τα οποία είστε σίγουροι ότι δεν θα σας χρειαστούν στο μέλλον. Ρίξτε επίσης και μια σύντομη ματιά στα Junk για να σιγουρευτείτε ότι κάποιο μήνυμα που είναι χρήσιμο για εσάς, κατέληξε εκεί από λάθος. Στη συνέχεια, φροντίστε να αδειάζετε σε καθημερινή βάση τον Κάδο, καθώς ακόμα και όσα μηνύματα βρίσκονται εκεί «τρώνε» χώρο από το mail σας και από τους πόρους του συστήματός σας.

Φακελώστε τα
Το προσωπικό φακέλωμα μπορεί να σας φαίνεται ανήθικο, όμως το φακέλωμα των e-mails κάθε άλλο παρά τέτοιο είναι, αντίθετα μπορείς να σας λύσει τα χέρια. Δημιουργήστε έναν φάκελο (ή φακέλους) στον οποίο θα καταχωρείτε όσα e-mail σας ενδιαφέρουν, αλλά δεν έχετε τον απαραίτητο χρόνο για να διαβάσετε… εις βάθος. Όταν βρείτε τον χρόνο, θα σας είναι πολύ πιο εύκολο να ανατρέξετε σε αυτά αν είναι όλα συγκεντρωμένα στον φάκελο από το να τα ψάχνετε στο χάος των εισερχόμενων. Όταν ξεμπερδέψετε με αυτά, τότε είτε διαγράψτε τα αν θεωρείτε ότι δεν θα σας φανούν χρήσιμα στο μέλλον ή αποθηκεύστε τα σε κάποιον άλλο φάκελο/κατηγορία.
 
Δείτε εδώ πώς μπορείτε να φτιάξετε φακέλους στο Gmail (τους ονομάζει labels), στο Yahoo και στο Outlook.