Μικρά μυστικά για να οργανώσετε καλύτερα την δουλειά
Οι καλές συνήθειες και τα έξυπνα τρικ που θα σας βοηθήσουν να δουλεύετε αποτελεσματικότερα αλλά χωρίς άγχος.
Γυρίσατε από τις διακοπές και βρήκατε ένα βουνό δουλειάς να σας περιμένει, ή απλώς αποφασίσατε ότι η νέα σαιζόν θα σας βρει πιο οργανωμένους, πιο αποτελεσματικούς, με λιγότερο άγχος και καλύτερη απόδοση στη δουλειά. Όπως και αν έχει, μέρες που είναι, τις πολύτιμες συμβουλές που ακολουθούν για να οργανώσετε καλύτερα την δουλειά –και να μην τρελαθείτε– τις χρειάζεστε.
Καθαρίστε το γραφείο σας (ή και όχι)
Ξέρουμε ότι το ξέρετε, καθότι είναι συνήθως η πρώτη συμβουλή που κάνει την εμφάνισή της σε λίστες με συμβουλές για το πώς θα οργανώσετε τη δουλειά σας (καλή ώρα). Μην βιαστείτε, όμως, να προχωρήσετε στην επόμενη παράγραφο, γιατί σας έχουμε νέα: Δεν λειτουργούν όλοι οι άνθρωποι καλά σε ένα άδειο γραφείο. Κάποιοι εξ ημών βρίσκουν την δική τους τάξη –και το δικό τους… peace of mind, που λένε και οι φίλοι μας οι Αγγλοσάξωνες– στους χαώδεις χώρους.
Αν ανήκετε σε αυτήν την αξιαγάπητη πληθυσμιακή κατηγορία, δεν υπάρχει λόγος να νιώθετε τύψεις για το ακατάστατο γραφείο σας. Αν εσείς βρίσκετε πάντα αυτό που ψάχνετε, και δεν νιώθετε την ανάγκη να το τακτοποιήσετε για να δουλέψετε πιο αποτελεσματικά, μην το κάνετε. Μπορείτε απλώς να αφιερώνετε ένα εικοσάλεπτο στο τέλος κάθε εβδομάδας, για να πετάτε ό,τι δεν χρειάζεστε και να έχετε την Δευτέρα πάνω στο γραφείο σας μόνο το χρήσιμο χάος –και τις υπενθυμίσεις για τις δουλειές που εκκρεμούν.
Υιοθετήστε καλές συνήθειες
Και δεν εννοούμε μόνο τον πρωινό καφέ με τους συναδέλφους στην κουζίνα, που είναι ένα καλό κίνητρο για να πάτε στη δουλειά το πρωί. Στις καλές συνήθειες συμπεριλαμβάνονται και πράγματα που έχουν να κάνουν πιο άμεσα με τη δουλειά σας, όπως μια συγκεκριμένη ώρα για να διαβάζετε και να απαντάτε στα e-mail σας, δέκα λεπτά στο τέλος της βάρδιας για να σημειώνετε τις εκκρεμότητες που αφήσατε για αύριο ή για να σβήσετε από την εν λόγω λίστα εκείνες που ολοκληρώσατε ή μια συγκεκριμένη ώρα για το μεσημεριανό σας διάλειμμα. Αυτό το τελευταίο ειδικά αποτελεί καλή συνήθεια γιατί αφενός έχετε κάτι να περιμένετε το πρωί (σαν να λέτε στον εαυτό σας, θα ολοκληρώσω πρώτα αυτές τις δουλειές και μετά θα βγω για διάλειμμα) και αφετέρου σας «ξεκουράζει» ακριβώς στη μέση της ημέρας, όταν το χρειάζεστε περισσότερο.
Ξεχάστε το multitasking
Το έχουμε πει, αλλά θα το ξαναπούμε, γιατί οι βαθιά ριζωμένοι μύθοι δύσκολα απομυθοποιούνται: Το multitasking στην πραγματικότητα δεν υπάρχει –το μυαλό μας κάθε φορά αφοσιώνεται σε ένα πράγμα, και προσπαθώντας να κάνουμε και κάτι άλλο παράλληλα το μόνο που καταφέρνουμε είναι να αποσπάμε την προσοχή μας και να σαμποτάρουμε τα αποτελέσματά μας τόσο στο ένα “task” όσο και στο άλλο. Αφιερωθείτε σε ένα πράγμα κάθε φορά, και σταματήστε να τσεκάρετε τα e-mail σας και το Facebook κάθε είκοσι λεπτά –χάνετε την συγκέντρωσή σας και καταλήγετε να χρειάζεστε διπλάσιο χρόνο για να ολοκληρώσετε την κάθε δουλειά.
Ας γίνουμε ρεαλιστές
Τέλος, το μυστικό που «δουλεύει» περισσότερο απ’ όλα, είναι ένα και μοναδικό: Μην κοροϊδεύετε τον εαυτό σας ότι μπορείτε να είστε τέλεια οργανωμένοι στη δουλειά σας. Οι ατελείωτες λίστες με υποχρεώσεις που πρέπει να τελειώσουν σε συγκεκριμένες ώρες αλλιώς θα καταστραφεί το σύμπαν, το μόνο που θα σας προσφέρουν είναι έξτρα άγχος. Άλλωστε, όσο πιο πολύ «εθίζεστε» στις λίστες με τις δουλειές τόσο περισσότερο καταλήγετε να αγχώνεστε επειδή τις παραγεμίζετε και τελικά δεν καταφέρνετε να διαγράψετε όλες τις υποχρεώσεις από τη λίστα στο τέλος της ημέρας. Φαύλος κύκλος –κάπως σαν τον σκύλο που κυνηγάει την ουρά του. Αντ’ αυτού, θέστε μικρούς και ρεαλιστικούς στόχους όσο προχωράτε την δουλειά που ξέρετε ότι μπορείτε να τους φτάσετε –για παράδειγμα, «θα τελειώσω αυτήν την αναφορά μέσα στην επόμενη ώρα, και μετά θα φτιάξω καφέ». Κανείς δεν δουλεύει αποτελεσματικά όσο αγχώνει τον εαυτό του.
Η.Κ.
Καθαρίστε το γραφείο σας (ή και όχι)
Ξέρουμε ότι το ξέρετε, καθότι είναι συνήθως η πρώτη συμβουλή που κάνει την εμφάνισή της σε λίστες με συμβουλές για το πώς θα οργανώσετε τη δουλειά σας (καλή ώρα). Μην βιαστείτε, όμως, να προχωρήσετε στην επόμενη παράγραφο, γιατί σας έχουμε νέα: Δεν λειτουργούν όλοι οι άνθρωποι καλά σε ένα άδειο γραφείο. Κάποιοι εξ ημών βρίσκουν την δική τους τάξη –και το δικό τους… peace of mind, που λένε και οι φίλοι μας οι Αγγλοσάξωνες– στους χαώδεις χώρους.
Αν ανήκετε σε αυτήν την αξιαγάπητη πληθυσμιακή κατηγορία, δεν υπάρχει λόγος να νιώθετε τύψεις για το ακατάστατο γραφείο σας. Αν εσείς βρίσκετε πάντα αυτό που ψάχνετε, και δεν νιώθετε την ανάγκη να το τακτοποιήσετε για να δουλέψετε πιο αποτελεσματικά, μην το κάνετε. Μπορείτε απλώς να αφιερώνετε ένα εικοσάλεπτο στο τέλος κάθε εβδομάδας, για να πετάτε ό,τι δεν χρειάζεστε και να έχετε την Δευτέρα πάνω στο γραφείο σας μόνο το χρήσιμο χάος –και τις υπενθυμίσεις για τις δουλειές που εκκρεμούν.
Υιοθετήστε καλές συνήθειες
Και δεν εννοούμε μόνο τον πρωινό καφέ με τους συναδέλφους στην κουζίνα, που είναι ένα καλό κίνητρο για να πάτε στη δουλειά το πρωί. Στις καλές συνήθειες συμπεριλαμβάνονται και πράγματα που έχουν να κάνουν πιο άμεσα με τη δουλειά σας, όπως μια συγκεκριμένη ώρα για να διαβάζετε και να απαντάτε στα e-mail σας, δέκα λεπτά στο τέλος της βάρδιας για να σημειώνετε τις εκκρεμότητες που αφήσατε για αύριο ή για να σβήσετε από την εν λόγω λίστα εκείνες που ολοκληρώσατε ή μια συγκεκριμένη ώρα για το μεσημεριανό σας διάλειμμα. Αυτό το τελευταίο ειδικά αποτελεί καλή συνήθεια γιατί αφενός έχετε κάτι να περιμένετε το πρωί (σαν να λέτε στον εαυτό σας, θα ολοκληρώσω πρώτα αυτές τις δουλειές και μετά θα βγω για διάλειμμα) και αφετέρου σας «ξεκουράζει» ακριβώς στη μέση της ημέρας, όταν το χρειάζεστε περισσότερο.
Ξεχάστε το multitasking
Το έχουμε πει, αλλά θα το ξαναπούμε, γιατί οι βαθιά ριζωμένοι μύθοι δύσκολα απομυθοποιούνται: Το multitasking στην πραγματικότητα δεν υπάρχει –το μυαλό μας κάθε φορά αφοσιώνεται σε ένα πράγμα, και προσπαθώντας να κάνουμε και κάτι άλλο παράλληλα το μόνο που καταφέρνουμε είναι να αποσπάμε την προσοχή μας και να σαμποτάρουμε τα αποτελέσματά μας τόσο στο ένα “task” όσο και στο άλλο. Αφιερωθείτε σε ένα πράγμα κάθε φορά, και σταματήστε να τσεκάρετε τα e-mail σας και το Facebook κάθε είκοσι λεπτά –χάνετε την συγκέντρωσή σας και καταλήγετε να χρειάζεστε διπλάσιο χρόνο για να ολοκληρώσετε την κάθε δουλειά.
Ας γίνουμε ρεαλιστές
Τέλος, το μυστικό που «δουλεύει» περισσότερο απ’ όλα, είναι ένα και μοναδικό: Μην κοροϊδεύετε τον εαυτό σας ότι μπορείτε να είστε τέλεια οργανωμένοι στη δουλειά σας. Οι ατελείωτες λίστες με υποχρεώσεις που πρέπει να τελειώσουν σε συγκεκριμένες ώρες αλλιώς θα καταστραφεί το σύμπαν, το μόνο που θα σας προσφέρουν είναι έξτρα άγχος. Άλλωστε, όσο πιο πολύ «εθίζεστε» στις λίστες με τις δουλειές τόσο περισσότερο καταλήγετε να αγχώνεστε επειδή τις παραγεμίζετε και τελικά δεν καταφέρνετε να διαγράψετε όλες τις υποχρεώσεις από τη λίστα στο τέλος της ημέρας. Φαύλος κύκλος –κάπως σαν τον σκύλο που κυνηγάει την ουρά του. Αντ’ αυτού, θέστε μικρούς και ρεαλιστικούς στόχους όσο προχωράτε την δουλειά που ξέρετε ότι μπορείτε να τους φτάσετε –για παράδειγμα, «θα τελειώσω αυτήν την αναφορά μέσα στην επόμενη ώρα, και μετά θα φτιάξω καφέ». Κανείς δεν δουλεύει αποτελεσματικά όσο αγχώνει τον εαυτό του.
Η.Κ.
