Πώς θα βάλεις μια τάξη στον χώρο εργασίας σου
Το χάος πάνω στο γραφείο σου επηρεάζει και την παραγωγικότητά σου και την ψυχική σου υγεία. Δες πώς θα τις σώσεις.
Έρευνες που πραγματοποιήθηκαν για την αποδοτικότητα των εργαζομένων σε γραφεία κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι ο μέσος εργαζόμενος μπορεί να χάσει μέχρι και μία ώρα την ημέρα εξαιτίας του… χάους που επικρατεί στο γραφείο του. Και αν το κάνεις επίτηδες για να δουλεύεις λιγότερο, εμείς δεν είμαστε εδώ για να κρίνουμε. Αν όμως αυτή τη μία ώρα καταλήγεις να την κάνεις υπερωρία μπας και βγει η δουλειά, έχουμε μερικές συμβουλές που μπορεί να σε βοηθήσουν.
Η καθαριότητα είναι μισή αρχοντιά
…και άλλη μισή παραγωγικότητα. Κι αν σε πιάνει πανικός μπροστά στην προοπτική να βάλεις τάξη στο χάος, να μια δοκιμασμένη συνταγή: Πάρε μια κούτα και ρίξε μέσα ό,τι είναι πάνω στο γραφείο σου. Τα πάντα όμως. Πέρνα την επιφάνεια με ένα βετέξ, σκούπισε με χαρτί κουζίνας, γύρνα το πληκτρολόγιο ανάποδα να πέσουν ψίχουλα και σουσάμια, σκούπισε ξανά, και μετά κάτσε να δουλέψεις. Τα αντικείμενα που θα χρειαστείς, θα τα βγάλεις σιγά σιγά από την κούτα –ας’ την κάτω από το γραφείο προσωρινά. Ό,τι δεν έχει βγει από την κούτα σε ένα μήνα, δεν το χρειάζεσαι, πέτα το.
Κάθε πράγμα στον καιρό του (και στη θέση του)
Η οθόνη θα πρέπει να βρίσκεται στο επίπεδο των ματιών, σε περίπου μισό μέτρο απόσταση από το σώμα. Αντικείμενα που χρησιμοποιείς συχνά, όπως π.χ. το τηλέφωνο ή διάφορα αναλώσιμα (στυλό, χαρτιά κ.α.) θα πρέπει να είναι στην δεξιά πλευρά αν είσαι δεξιόχειρας ή στην αριστερή αν είσαι αριστερόχειρας. Μια που είμαστε εδώ, βάλε κι έναν κάδο σκουπιδιών σε απόσταση βολής, για να μη χρειάζεται να σηκώνεσαι κάθε φορά που θέλεις να πετάξεις κάτι, πιάνοντας ψιλοκουβέντα σε κάθε γραφείο που περνάς μέχρι να φτάσεις στον σκουπιδοτενεκέ.
Πού έβαλες το Stabilo;
Όσα αναλώσιμα χρησιμοποιείς καθημερινά θα πρέπει να είναι πάνω στο γραφείο. Όσα χρησιμοποιείς λιγότερο συχνά, στο συρτάρι. Το να σηκώνεσαι κάθε φορά που θέλεις ένα στυλό ή έναν συνδετήρα αποσπά την προσοχή σου –και μην πούμε για την ώρα που σου τρώει αν πας να το ζητήσεις από κάποιον άλλο και «πεις και μια καλημέρα» επί τη ευκαιρία. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να ομαδοποιείς αντικείμενα. Όλα τα αναλώσιμα θα πρέπει να βρίσκονται στο ίδιο σημείο, και όχι διασκορπισμένα σε διάφορα συρτάρια.
Προσοχή στα post it
Παν μέτρον άριστον σε αυτήν την περίπτωση. Το να μετατρέψεις την οθόνη του υπολογιστή σε κορνίζα αφηρημένης τέχνης ή installation για μουσείο μοντέρνας τέχνης δεν βοηθά. Αφενός χάνουν τη χρησιμότητά τους, αφετέρου σε αγχώνουν και σε αποπροσανατολίζουν. Χρησιμοποίησέ τα αυστηρά και μόνο ως υπενθύμιση για δουλειές που πρέπει να γίνουν άμεσα –ή μην τα χρησιμοποιείς καθόλου, καλό στην ψυχική σου υγεία θα κάνεις.
…Και στα προσωπικά αντικείμενα
Μια φωτογραφία είναι εντάξει, πέντε καδράκια με τα παιδιά σου, τα σκυλιά σου, την μαμά σου, τον μπαμπά σου και τα τρία κολλητάρια σου λειτουργούν με έναν τρόπο που (δεν το καταλαβαίνεις αλλά) σου αποσπά την προσοχή. Τα μάτια μας «κολλάνε» σε εικόνες οι οποίες έχουν συναισθηματική αξία και ο εγκέφαλος τις επεξεργάζεται ακόμα και αν εμείς δεν το καταλαβαίνουμε. Ένα γραφείο γεμάτο φωτογραφίες λοιπόν δίνει πολλαπλά σήματα στον εγκέφαλο και τον «μπλοκάρει». Μία φωτογραφία μάξιμουμ, τις άλλες πήγαινέ τις σπίτι.
Φακελωμένο μ’ έχεις
Αν δουλεύεις με πρότζεκτ που χρειάζονται φακέλους με χαρτιά λες και έχουμε ακόμα 1980 (τι να κάνεις, δεν φταις, το ξέρουμε) φρόντισε τουλάχιστον να μην τους έχεις όλους ταυτόχρονα γύρω σου. Το μόνο που θα καταφέρουν είναι να σε πανικοβάλλουν. Τακτοποίησέ τους με την εξής σειρά: Πάνω πάνω τα επείγοντα και σημαντικά, μετά τα επείγοντα αλλά όχι απαραίτητα σημαντικά, μετά τα σημαντικά αλλά όχι επείγοντα και στο τέλος, κάτω κάτω όσα δεν είναι ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά. Ιδανικά, αφού το κάνεις αυτό, βαλ’ τους σε ένα ράφι, ή κάποιο άλλο σημείο όπου έχεις μεν εύκολη πρόσβαση, δεν τους βλέπεις δε διαρκώς μπροστά σου.
Και η συντήρηση έχει τη σημασία της
Στο τέλος κάθε εβδομάδας, τσέκαρε τι έχει μείνει πάνω στο γραφείο σου από πρότζεκτ που ολοκληρώθηκαν μέσα στην εβδομάδα, και δεν θα σου χρειαστούν την επόμενη, και ξεφορτώσου τα. Έτσι δεν θα χρειάζεται να επαναλαμβάνεις το κόλπο με την κούτα που λέγαμε στην αρχή μια φορά το τρίμηνο, για να βρεις το πληκτρολόγιο κάτω από όλη τη σαβούρα που έχει μαζευτεί πάνω στο γραφείο.
Η καθαριότητα είναι μισή αρχοντιά
…και άλλη μισή παραγωγικότητα. Κι αν σε πιάνει πανικός μπροστά στην προοπτική να βάλεις τάξη στο χάος, να μια δοκιμασμένη συνταγή: Πάρε μια κούτα και ρίξε μέσα ό,τι είναι πάνω στο γραφείο σου. Τα πάντα όμως. Πέρνα την επιφάνεια με ένα βετέξ, σκούπισε με χαρτί κουζίνας, γύρνα το πληκτρολόγιο ανάποδα να πέσουν ψίχουλα και σουσάμια, σκούπισε ξανά, και μετά κάτσε να δουλέψεις. Τα αντικείμενα που θα χρειαστείς, θα τα βγάλεις σιγά σιγά από την κούτα –ας’ την κάτω από το γραφείο προσωρινά. Ό,τι δεν έχει βγει από την κούτα σε ένα μήνα, δεν το χρειάζεσαι, πέτα το.
Κάθε πράγμα στον καιρό του (και στη θέση του)
Η οθόνη θα πρέπει να βρίσκεται στο επίπεδο των ματιών, σε περίπου μισό μέτρο απόσταση από το σώμα. Αντικείμενα που χρησιμοποιείς συχνά, όπως π.χ. το τηλέφωνο ή διάφορα αναλώσιμα (στυλό, χαρτιά κ.α.) θα πρέπει να είναι στην δεξιά πλευρά αν είσαι δεξιόχειρας ή στην αριστερή αν είσαι αριστερόχειρας. Μια που είμαστε εδώ, βάλε κι έναν κάδο σκουπιδιών σε απόσταση βολής, για να μη χρειάζεται να σηκώνεσαι κάθε φορά που θέλεις να πετάξεις κάτι, πιάνοντας ψιλοκουβέντα σε κάθε γραφείο που περνάς μέχρι να φτάσεις στον σκουπιδοτενεκέ.
Πού έβαλες το Stabilo;
Όσα αναλώσιμα χρησιμοποιείς καθημερινά θα πρέπει να είναι πάνω στο γραφείο. Όσα χρησιμοποιείς λιγότερο συχνά, στο συρτάρι. Το να σηκώνεσαι κάθε φορά που θέλεις ένα στυλό ή έναν συνδετήρα αποσπά την προσοχή σου –και μην πούμε για την ώρα που σου τρώει αν πας να το ζητήσεις από κάποιον άλλο και «πεις και μια καλημέρα» επί τη ευκαιρία. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να ομαδοποιείς αντικείμενα. Όλα τα αναλώσιμα θα πρέπει να βρίσκονται στο ίδιο σημείο, και όχι διασκορπισμένα σε διάφορα συρτάρια.
Προσοχή στα post it
Παν μέτρον άριστον σε αυτήν την περίπτωση. Το να μετατρέψεις την οθόνη του υπολογιστή σε κορνίζα αφηρημένης τέχνης ή installation για μουσείο μοντέρνας τέχνης δεν βοηθά. Αφενός χάνουν τη χρησιμότητά τους, αφετέρου σε αγχώνουν και σε αποπροσανατολίζουν. Χρησιμοποίησέ τα αυστηρά και μόνο ως υπενθύμιση για δουλειές που πρέπει να γίνουν άμεσα –ή μην τα χρησιμοποιείς καθόλου, καλό στην ψυχική σου υγεία θα κάνεις.
…Και στα προσωπικά αντικείμενα
Μια φωτογραφία είναι εντάξει, πέντε καδράκια με τα παιδιά σου, τα σκυλιά σου, την μαμά σου, τον μπαμπά σου και τα τρία κολλητάρια σου λειτουργούν με έναν τρόπο που (δεν το καταλαβαίνεις αλλά) σου αποσπά την προσοχή. Τα μάτια μας «κολλάνε» σε εικόνες οι οποίες έχουν συναισθηματική αξία και ο εγκέφαλος τις επεξεργάζεται ακόμα και αν εμείς δεν το καταλαβαίνουμε. Ένα γραφείο γεμάτο φωτογραφίες λοιπόν δίνει πολλαπλά σήματα στον εγκέφαλο και τον «μπλοκάρει». Μία φωτογραφία μάξιμουμ, τις άλλες πήγαινέ τις σπίτι.
Φακελωμένο μ’ έχεις
Αν δουλεύεις με πρότζεκτ που χρειάζονται φακέλους με χαρτιά λες και έχουμε ακόμα 1980 (τι να κάνεις, δεν φταις, το ξέρουμε) φρόντισε τουλάχιστον να μην τους έχεις όλους ταυτόχρονα γύρω σου. Το μόνο που θα καταφέρουν είναι να σε πανικοβάλλουν. Τακτοποίησέ τους με την εξής σειρά: Πάνω πάνω τα επείγοντα και σημαντικά, μετά τα επείγοντα αλλά όχι απαραίτητα σημαντικά, μετά τα σημαντικά αλλά όχι επείγοντα και στο τέλος, κάτω κάτω όσα δεν είναι ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά. Ιδανικά, αφού το κάνεις αυτό, βαλ’ τους σε ένα ράφι, ή κάποιο άλλο σημείο όπου έχεις μεν εύκολη πρόσβαση, δεν τους βλέπεις δε διαρκώς μπροστά σου.
Και η συντήρηση έχει τη σημασία της
Στο τέλος κάθε εβδομάδας, τσέκαρε τι έχει μείνει πάνω στο γραφείο σου από πρότζεκτ που ολοκληρώθηκαν μέσα στην εβδομάδα, και δεν θα σου χρειαστούν την επόμενη, και ξεφορτώσου τα. Έτσι δεν θα χρειάζεται να επαναλαμβάνεις το κόλπο με την κούτα που λέγαμε στην αρχή μια φορά το τρίμηνο, για να βρεις το πληκτρολόγιο κάτω από όλη τη σαβούρα που έχει μαζευτεί πάνω στο γραφείο.
