Αν θες η επόμενη σύσκεψή σου να είναι παραγωγική, αποτελεσματική και χωρίς χασμουρητά τότε είμαστε οι άνθρωποί σου.
γράφει:
Παλαιότερο των 360 ημερών
Όποιος έχει βρεθεί σε επαγγελματική σύσκεψη γνωρίζει πως δεν είναι λίγες οι φορές που όλο το σύμπαν θα συνωμοτήσει για να πάνε όλα στραβά για τους εργαζόμενους. Αντί λοιπόν οι συσκέψεις να είναι παραγωγικές, να έχουν ροή και να λύνουν τα εργασιακά μας προβλήματα, συχνά πυκνά καταλήγουν σε ρεσιτάλ χασμουρητών, τσακωμούς κι ατελείωτες παρουσιάσεις στις οποίες κανείς δεν δίνει την δέουσα προσοχή. Για να αποφύγουμε όλα αυτά τα διόλου ευχάριστα, αποφασίσαμε να μοιραστούμε μαζί σου κάποια μυστικά, προκειμένου η επόμενη σύσκεψη στην οποία θα συμμετάσχεις/ οργανώσεις να είναι πολύ πιο αποτελεσματική από την τελευταία.
Η προετοιμασία είναι μισή αρχοντιά
Δεν υπάρχει χειρότερο από το να βρεθείς σε μια επαγγελματική σύσκεψη κι οι συμμετέχοντες να μην είναι καθόλου προετοιμασμένοι. Για αυτό όλοι οφείλουν να έχουν προετοιμαστεί κατάλληλα πριν τη συμμετοχή τους έχοντας σε bullets/ σημειώσεις όλα εκείνα στα οποία θέλουν να αναφερθούν να συζητήσουν και να παρουσιάσουν ανάλογα της ειδικότητας/θέσης τους.
Nα οργανωθούμε παιδιά
Όσοι είναι επιφορτισμένοι με την οργάνωση της σύσκεψης οφείλουν να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό και να καταρτίσουν την ημερήσια διάταξη σχεδιάζοντας τη λογική αλληλουχία των θεμάτων αποφασίζοντας συγχρόνως πόσος χρόνος θα διατεθεί σε κάθε θέμα. Καλό είναι επίσης να λάβουμε υπόψη μας αν βρεθούμε σε αντίστοιχη θέση ότι τα θέματα που είναι απλώς επείγοντα δεν πρέπει να αναλώνουν περισσότερο χρόνο από αυτά που είναι αμιγώς σημαντικότερα.
Δεν ξεχνάμε να βάζουμε προτεραιότητες
Συνεχίζοντας από εκεί που τελείωσε η προηγούμενη παράγραφος αξίζει να αναφέρουμε ότι κάθε σύσκεψη που θέλει να είναι αποτελεσματική πρέπει να θέσει εξαρχής τις προτεραιότητές της. Πέρα από τις επείγουσες αποφάσεις που πρέπει να παρθούν, καλό είναι να μπουν σε bullets όλοι εκείνοι οι στόχοι/ενέργειες/ προβλήματα που θέλουμε να συζητήσουμε/ λύσουμε μέσα από το μίτινγκ που κάνουμε όλοι οι παριστάμενοι. Με αυτόν τον τρόπο θα γλιτώσουμε περιττό χρόνο και θα προκύψουν άμεσα και πιο παραγωγικά συμπεράσματα, σε θέματα που «καίνε» όλους τους παριστάμενους.
Η τήρηση του προγράμματος σώζει επαγγελματικές ζωές
Πριν κάθε σύσκεψη καλό είναι να διαμοιραστεί ένα πρόγραμμα στους συμμετέχοντες το οποίο θα ορίζει τις θεματικές, την ώρα που θα έχει στη διάθεσή του κάθε ομιλητής καθώς και την πιθανότητα Q/A πάνω σε όσα προβλήματα επιζητούν λύση. Με αυτόν τον τρόπο θα είναι εξαιρετικά πιο εύκολο να τηρηθεί το πρόγραμμα κατά γράμμα, χωρίς να υπάρξουν καθυστερήσεις, πολύωρες παρουσιάσεις κι άσχετες με το αντικείμενο της σύσκεψης τοποθετήσεις.
Κάθε συμμετέχων πρέπει να υπακούει στον ρόλο του
Εφόσον διαμοιραστούν σωστά οι ρόλοι κι ο καθένας κάνει ότι επιτάσσει η θέση του, είναι σίγουρο πως η σύσκεψη θα είναι πολύ πιο αποδοτική από ότι αν ο καθένας παρεμβαίνει στη δουλειά του άλλου ή πετά άσχετες παρατηρήσεις. Εκείνος που οργανώνει τη σύσκεψη έχει ίσως τον πλέον σημαίνοντα ρόλο, αφού θα κληθεί να μοιράσει τον λόγο στους συμμετέχοντες κι αντίστοιχα να τηρήσει όσα έχουν ανακοινωθεί στο πρόγραμμά της. Αντίστοιχα πρέπει να επαναφέρει στο θέαμα όσους αερολογούν κι όσους καπηλεύονται τον χρόνο των υπολοίπων χωρίς ουσιαστικά να συνεισφέρουν κάτι σημαντικό στη σύσκεψη.
Κάντε συνεργασία κι όχι πόλεμο
Όταν αρχίσουμε να αλληλεπιδράμε αληθινά και είμαστε ανοιχτοί στις ιδέες των άλλων, αποκτάμε νέες προοπτικές και τα πράγματα εξελίσσονται. Με αυτόν τον τρόπο λοιπόν μπορούμε να αποκομίσουμε εξαιρετικά οφέλη εφόσον συνεργαστούμε με τους συναδέλφους ώστε να βάλουμε μπρος όλες εκείνες τις ενέργειες που συναποφασίστηκαν στο μίτινγκ, αφήνοντας πίσω μας μικροσυμφέροντα κι ατομικές φιλοδοξίες.
Κάντε ένα διάλειμμα ρε παιδιά
Αν μια σύσκεψη διαρκέσει αρκετή ώρα (από 120 λεπτά και πάνω) είναι πολύ σημαντικό να υπάρξει εμβόλιμα της ένα ολιγόλεπτο διάλειμμα το οποίο θα επιτρέψει στους συμμετέχοντες να ξεκουραστούν, να ξεπιαστούν και να επανέλθουν δριμύτεροι και με απερίσπαστη την προσοχή τους μέχρι την ολοκλήρωση της.
Ανακεφαλαιώστε παρακαλώ
Μια σύσκεψη που μπορεί να διαρκέσει ώρες είναι βέβαιο ότι θα κουράσει τους συμμετέχοντες της, οι οποίοι είναι πιθανόν να χάσουν εύκολα τη μπάλα, πάνω σε όσα ειπώθηκαν κατά τη διάρκειά της. Για αυτόν τον λόγο λοιπόν είναι εξαιρετικά σημαντικό στο τέλος της σύσκεψης να υπάρξει μια βασική ανακεφαλαίωση η οποία θα καταγράψει όλες τις αποφάσεις, σημειώνοντας το όνομα του ατόμου που αναλαμβάνει τις οποιεσδήποτε ενέργειες, καθώς και την ημερομηνία για την ολοκλήρωση των ενεργειών.
